採用オファー自動化システム
運用マニュアル

本システムは、OfferBox上の候補者に対してAIが個別最適化されたスカウトメッセージを自動生成し、品質チェックを通過したメッセージを送信する採用自動化システムです。候補者の抽出・生成・送信は定期実行（cron）で自動化されており、担当者は主に「承認リストの確認」「プロンプトのチューニング」「初期設定」に関与します。

システム構成（1社あたりに必要なもの）

1社（クライアント企業）ごとに、初回オファー・承認オファー・再オファーの3つを用意します。それぞれが独立したn8nワークフローとRobocorpプロセスを持ちます。記録用スプレッドシートだけは会社単位で1つを共通利用します。

全体の流れ

スコア帯別の自動処理

初回・承認・再オファーの3つで共通して使う「記録用スプレッドシート」と「保存検索条件」を最初に用意します。

① スプレッドシートの複製（会社単位で1つ）

このスプレッドシートは承認リスト・送信ログとして使い、初回・承認・再オファーの3つで共通利用します。

1. 以下のURL（Googleドライブのフォルダ）にアクセス
   https://drive.google.com/drive/folders/15duDiNpR3voiGsN4rp57NTlah7mwiuPb
2. 「【複製用テンプレート】offerbox-新卒_送信リスト」を右クリック →「コピーを作成」で複製
3. 複製したファイル名の【】の中にクライアント企業名を記入
   例：【ファーストコンテック】offerbox-新卒_送信リスト
4. 複製したスプレッドシートを開き、URLからSheetIdを控える（各n8n設定で使用）
   📍SheetIdはスプレッドシートURLの一部です：
   https://docs.google.com/spreadsheets/d/【ここがSheetId】/edit#gid=0
   「/d/」と「/edit」の間の文字列をコピーしてください。

② 保存検索条件の作成（オファー可能のみ）

システムは「【送信用】」という文字列を含む保存検索条件を自動で読み取り、対象候補者を処理します。定期実行が始まる前に必ず設定してください。

初回オファー（候補者の抽出 → 生成 → 自動送信）の仕組みを用意します。n8nワークフローの複製 → Robocorpプロセスの作成（認証・スケジュール設定）の順で行います。

① n8nワークフローの複製

1. https://ttt3.app.n8n.cloud にアクセス
2. 「Workflows」一覧で「【複製用テンプレート】OfferBox 初回オファー」の右端「…」→「Duplicate」をクリック
3. コピーされたワークフローの名前をクライアント企業がわかる名前に変更
   例：OfferBox 初回オファー_ファーストコンテック
4. 「会社情報入力」ノードを開き、companyName・companyIntro・SheetId（3章で取得）を設定
5. 右上の「Publish」をクリック

② Robocorpプロセスの作成と認証設定

1. https://cloud.robocorp.com にログイン →「Unattended」→「Processes」
2. 「New Process」をクリックし、初回オファー用とわかる名前を付ける
   例：offerbox_初回_ファーストコンテック
3. 「step」に次を追加（stepは1つでOK）：
   offerbox-playwright  Extract And Send OfferBox Profiles
4. 「Environment Variables」に以下を設定：

   キー名	内容
   MAX_PROFILES	1回の実行で処理する候補者数の上限
   OFFERBOX_EMAIL	OfferBoxのログインメールアドレス
   OFFERBOX_PASSWORD	OfferBoxのパスワード
   N8N_WEBHOOK_URL	初回オファー用n8nのWebhook URL（Production URL）
   N8N_SUCCESS_LOG_WEBHOOK_URL	送信成功ログ記録用のn8n Webhook URL

   📍Webhook URLは、n8n側の該当ノードを開いて「Production URL」をコピーして取得します。n8nの先頭ノードは、環境変数のキー名と同じ名前にしています（N8N_WEBHOOK_URL など）。名前が似ていて紛らわしいですが、同じキー名のノードからURLを取得してください。
5. Stepsを設定したタブの隣にある「Schedule」タブをクリックし、「Schedule the Process」を選択して実行スケジュールを設定
   type は interval（一定間隔で実行）でも可ですが、Weekday を選び、毎週の各曜日と実行時刻を指定するのがおすすめです。
   ⚠

   実行回数を増やすほど各種の従量課金がかさみます。多くても平日（月〜金）で1日1回・週5回程度の起動がおすすめです。
   また、できる限り実行時間帯が分散できるのが好ましいです。月曜の10時に、今後も増えていくすべての会社を一斉に実行すると、OfferBox側のサーバーに負担をかけすぎる可能性があります。

50〜79点のメッセージは承認リスト（スプレッドシート）に入ります。担当者がApprovedにしたものを自動送信するため、承認オファー専用のn8nワークフローとRobocorpプロセスを用意し、定期的に実行します。

① n8nワークフローの複製

1. https://ttt3.app.n8n.cloud にアクセス
2. 「Workflows」一覧で「【複製用テンプレート】OfferBox 採用オファー - 承認後の自動送信」の右端「…」→「Duplicate」をクリック
3. コピーされたワークフローの名前をクライアント企業がわかる名前に変更
   例：OfferBox 承認後の自動送信_ファーストコンテック
4. 会社情報・SheetId（3章で取得した共通スプレッドシート）を設定し、右上の「Publish」をクリック

② Robocorpプロセスの作成と認証設定

1. https://cloud.robocorp.com →「Unattended」→「Processes」→「New Process」で、承認オファー用とわかる名前を付ける
   例：offerbox_承認_ファーストコンテック
2. 「step」に次を追加（stepは1つでOK）：
   offerbox-playwright  Send Scheduled Offers From Spreadsheet
3. 「Environment Variables」に以下を設定：

   キー名	内容
   OFFERBOX_EMAIL	OfferBoxのログインメールアドレス
   OFFERBOX_PASSWORD	OfferBoxのパスワード
   N8N_SUCCESS_LOG_WEBHOOK_URL	送信成功ログ記録用のn8n Webhook URL
   N8N_SCHEDULED_WEBHOOK_URL	承認リスト送信用n8nのWebhook URL

   📍Webhook URLは、n8n側の該当ノードを開いて「Production URL」をコピーして取得します。n8nの先頭ノードは、環境変数のキー名と同じ名前にしています（N8N_SCHEDULED_WEBHOOK_URL など）。名前が似ていて紛らわしいですが、同じキー名のノードからURLを取得してください。
4. Stepsを設定したタブの隣にある「Schedule」タブをクリックし、「Schedule the Process」を選択してスケジュールを設定します。

   設定項目	値
   type	interval
   Interval in Seconds	86400（24時間）

   初回起動を行った時刻に毎日起動し、承認リスト（Approved）のメッセージが送信されます。

送信の判定ルール

複製したスプレッドシートの「承認待ちリスト」タブにアクセスしてください。このリストには、品質スコアが50〜79点で、人による確認が必要なメッセージの対象がピックアップされています。対象のレジュメとメッセージを確認し、送信して問題なければ C列の status を「Approved」 にすると、次回の実行時に送信されます。送信不要なものは「Rejected」にしてください。

再オファーは、初回オファーで返信がなかった候補者へもう一度届ける仕組みです。初回・承認とは別のn8nワークフロー・別のRobocorpプロセスで動き、スプレッドシートは3章で複製した共通のものを使用します。

① n8nワークフローの複製

1. https://ttt3.app.n8n.cloud にアクセス
2. 「Workflows」一覧で「【複製用テンプレート】OfferBox再オファー」の右端「…」→「Duplicate」をクリック
3. クライアント企業がわかる名前に変更し、会社情報・SheetId（共通スプレッドシート）を設定して「Publish」

② Robocorpプロセスの作成

1. https://cloud.robocorp.com →「Unattended」→「Processes」→「New Process」で、再オファー用Processを作成
2. 「step」を設定（※step名・Environment Variablesは開発完了後に加筆）

再オファーの分岐（仕組みの考え方）

「未読か既読か」、既読なら「辞退理由の有無」で、文面の作り方が3パターンに分かれます。生成・品質チェック・承認の仕組みは初回オファーを流用します。

会社ごとの設定（辞退理由ルール）

複製したスプレッドシートの「再送設定」タブにアクセスしてください。辞退理由ごとに「送る／送らない」と、送る場合のオファー文を設定できます。必ず本実行の前に入力してください。送る場合は TRUE、送らない場合は FALSE を入力します。

初回オファーの抽出・生成・送信は定期実行で自動化されています。担当者の日々の作業は、承認リスト（スプレッドシート）の50〜79点を確認し、承認／却下を判断することです。

日次チェックリスト（所要時間：約10分）

• 保存検索条件「【送信用】＝オファー可能のみ」が最新状態か確認した
• 本日の定期実行が完了しているか（Robocorpの Activity）を確認した
• 承認リストの50〜79点を確認し、Approved／Rejected を入力した

承認の判断基準（3択）

スコア帯別バッチ承認

メッセージの生成内容（自社紹介文・トーンなど）はn8nの「プロンプト構築」ノードで管理しています。品質管理のため、変更は週1回の固定枠で行ってください。

改善サイクル（週1回・所要約30分）

1. 先週の承認リストでNG（Rejected）になったメッセージの理由Top3を確認
2. プロンプトの該当箇所のみを修正（下記の手順）
3. Publishして次回以降の実行に反映

プロンプト構築ノードを開く

1. https://ttt3.app.n8n.cloud にアクセス
2. 「Workflows」から対象のワークフローを選択
   例：OfferBox 初回オファー_ファーストコンテック
3. 「プロンプト構築」ノードをダブルクリックして開く

変更できる項目

① 自社紹介文（定型文）を変更する

② 時期別のトーンを変更する

保存してPublish

1. コードを変更したら画面下の「Save」をクリック
2. 画面右上の「Publish」ボタンをクリック
3. 「Published」と表示されれば完了

再オファーの「仕組み」と「会社ごとの設定」は6章で行います。運用時は、辞退理由ルールの見直しと、承認リストでの確認が中心です。

運用時にやること

1. 再オファーで生成されたメッセージのうち、承認リストに回ってきたもの（判断が難しいケース）を確認・承認/却下する
   承認・送信の仕組みは初回オファー（7章）と同じです。
2. 辞退理由ルール（送る/送らない・固定文）を定期的に見直す
   返信状況を見て、固定文の表現や「送る/送らない」の判断を調整します。